Voorkom digineander-thalisering

Een digitale transformatie kan je vastgoedkantoor doen bloeien, maar soms ook terugkatapulteren in de tijd. Behoed je voor een digineanderthale transformatie met deze 5 tips.

1. Betrek je team

Bij een digitale transformatie neem je de werking van je team grondig onder de loep en ga je op zoek naar een digitale manier om elk proces beter, sneller en minder foutgevoelig te maken. Het is belangrijk dat je team hierin meegroeit en zich de nieuwe processen eigen maakt.

Ga het gesprek aan met je teamleden om hun rol en daarbijhorende werkprocessen volledig in kaart te brengen. Vaak zijn processen naar een bepaalde vorm geëvolueerd als workaround voor een probleem of beperking in de huidige tools. De kans bestaat dus dat je interessante inzichten of ideeën vergaart die je kan meenemen in je digitaliseringstraject.

2. Vermijd extra werk door de nieuwe werking

Processen worden gedigitaliseerd en vereisen een digitale input. Maar al te vaak resulteert dit in:

• Dubbele ingave van data tussen verschillende tools. Naast meer werk is dit ook foutgevoelig en zorgt het voor frustratie bij de gebruiker.
• Het overbrengen van informatie (bvb keuringsdocumenten) naar je dossier software.
• Onoverzichtelijke ingaveformulieren.
• ...

Wanneer je data reeds in een digitale container zit bestaat de kans dat je deze kan ophalen en doorsturen doorheen je verschillende tools. Ga het gesprek aan met de verschillende leveranciers en pols naar de mogelijkheden. Medialoft begeleidt je graag in deze gesprekken door de juiste vragen te stellen en het technische jargon te vertalen.

Ga voor een eenvoudig en intuïtief beheer en aanvaard de 'best practice' niet. Best practices zijn vaak gevormd door workarounds op tekortkomingen van bestaande tools.

Bespaar onnodige clicks en optimaliseer elk scherm voor het doel dat het dient. Plaats enkel de nodige actieknoppen, en dit op de plaats waar de gebruiker ze verwacht. Analyseer hoe je team met de schermen omgaat. De interpretatie van de gebruiker verschilt vaak van wat beoogd werd.

3. Hou het overzichtelijk

Vaak betekent een digitale transformatie van een vastgoedkantoor het implementeren van extra tools met elk hun eigen werking en interface. Verschillende informatie moet uit verschillende systemen komen en de gebruiker verliest hier snel het overzicht. Doordat vele tools een uitgebreide API aanbieden is het mogelijk om de gebruiker vanuit één interface te laten werken. Vanuit de pandfiche een EPC aanvragen via één druk op een knop waarna deze automatisch in het dossier terecht komt is één van de vele voorbeelden.

4. Werp de last niet in de schoot van de klant

Laat de klant niet het slachtoffer zijn van jouw interne comfort. Een digitale transformatie wil niet zeggen dat je alle input naar de klant verschuift. In een perfecte wereld is een digitaal traject een coöperatie van alle betrokken partijen waarbij elke partij enkel het hoogstnodige doet. Het overige verloopt automatisch. Van elke partij is op verschillende momenten binnen het traject input nodig. Laat het systeem de nodige communicatie voeren, gericht en op het juiste moment.

5. Vraag feedback!

Elke nieuwe werkwijze kan bijgeschaafd worden. In de praktijk zal de gebruiker op nieuwe problemen of beperkingen stoten. Vermijd opnieuw wildgroei van workarounds door de feedback zo snel als mogelijk te implementeren in de nieuwe werkwijze. Bovendien brengen nieuwe werkwijzes nieuwe ideeën mee. Geef de gebruikers de ruimte om met nieuwe ideeën op de proppen te komen waardoor je enerzijds je systeem optimaliseert en anderzijds meer draagvlak creëert binnen je organisatie.

"Druppelsgewijs, resultaatgericht" is de leuze bij Medialoft. Door het geleidelijk invoeren van de nieuwe processen zal je het team niet overrompelen en zal de organisatie meegroeien met de nieuwe werking. De nieuwe aanpak zal gedragen worden door het team. Daardoor ligt de slaagkans van het project een stuk hoger. Deze aanpak maakt het ook mogelijk om gedurende de implementatie zaken te herzien.

Is jouw onderneming er klaar voor? Neem contact op en we vliegen erin!

• Topics: Digitalisatie